2 ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ. Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника.
Организация и технологии документационного обеспечения управления. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и. Документационного обеспечения управления трудовой деятельностью и повышения его Разработка и практическое использование должностных инструкций В раздел могут быть включены другие требования и положения. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;. — вносить предложения руководству. Положение и должностные инструкции взаимосвязанные документы, так как (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).
Какие права в ней даны, те он и имеет. Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:. • Общие положения. • Должностные обязанности. • Ответственность.
• Взаимоотношения (Связи по должности). "Общие положения" в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщённые сведения о должности, подчинённость и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия. Чаще всего от работника службы делопроизводства, секретаря-референта и секретаря требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определённый стаж работы, а для секретаря-референта - знание иностранного языка.
Подчиняются работники службы делопроизводства руководителю службы, но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчинение - они подчиняются непосредственно руководителю (организации, структурного подразделения) и по вопросам организации делопроизводства - начальнику службы делопроизводства. Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщённом виде эти акты указаны в рассмотренном выше Положении о службе делопроизводства. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.
Следующий раздел – «функции». В нём указывают основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций.
Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих. Но хотелось бы сразу подчеркнуть, что к сожалению при утверждении тарифно-квалификационных характеристик не были учтены не только изменившиеся профессиональные требования к работникам службы делопроизводства (наличие высшего или среднего специального образования), но и место, которое занимает сегодня эта служба в системе управления, престижность и востребованность этой специальности. Поэтому раздел Требования к квалификации по разрядам оплаты труда и сами разряды по Единой тарифной сетке, к которой отнесены работники службы делопроизводства, на сегодня устарели и абсолютно не соответствуют сложившейся практике работы учреждений.
Из квалификационных характеристик можно использовать раздел Должностные обязанности. Так, в квалификационной характеристике зав. канцелярией небольшой организации его должностные обязанности сводятся к следующему:.
- обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению;. - осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;. - организует работу по регистрации, учёту, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства, в т. приказов и распоряжений руководства;. - организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;.
Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и.
- разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;. - принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарём, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда;. - осуществляет методическое руководство делопроизводством в организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;. - обеспечивает печатание и размножение служебных документов;.
- участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;. - организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведённые в сборнике тарифно-квалификационных характеристик, фактически аналогичны. Добавлены лишь обязанности машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик. Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:. - выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её подразделений;.
- получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручениям;. - организует телефонные переговоры руководителя;.
- принимает и передаёт телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;. - осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведёт и оформляет протоколы;. - следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создаёт условия, способствующие эффективной работе руководителя;.
- передаёт и принимает информацию по приёмо-переговорным устройствам;. - печатает по указанию руководителя различные материалы;. - ведёт делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передаёт после её рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;. - принимает документы на подпись руководителю;. - организует приём посетителей, содействует оперативности выполнения просьб и предложений работников;. - формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив. Как видим, приведённые характеристики достаточно подробно перечисляют должностные обязанности и помогут при написании разделов конкретной должностной инструкции.
Безусловно, обязанности секретарей руководителей различных уровней будут отличаться как по содержанию работы, так и по объёму. Например, у секретаря руководителя учреждения значительно больше обязанностей по организации приёма посетителей, а секретарь руководителя структурного подразделения может вести учёт рабочего времени сотрудников отдела, у него большой объём работ по перепечатке документов, формированию дел и т.
В обязанности ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении обычно включают:. - приём поступивших в отдел документов и передача их руководителю на рассмотрение;. - заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК) при децентрализованной системе регистрации;. - внесение резолюции руководителя, сведений о движении документа, его исполнении (как при централизованной, так и при децентрализованной системе регистрации);. - передача документа исполнителю;. - сроковый контроль за исполнением документов и поручений руководителя;. - сообщение инспектору по контролю (в бюро контроля) об исполнении документов в отделе и снятии их с контроля);.
- проверка правильности оформления документов, представляемых на визу или подпись руководителю отдела и для отправки;. - приём от исполнителя и передача документов для машинописного оформления;. - передача документов на отправку или (при децентрализованной системе делопроизводства) - их отправка, включая факс и электронную почту;. - участие в составлении номенклатуры дел подразделения;. - формирование дел в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел;. - подготовка и сдача дел структурного подразделения в архив. В обязанности машинисток (операторов ПЭВМ) входит:.
- выполнение машинописных работ с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на ПЭВМ или пишущих машинках различных систем;. - печатание под диктовку;. - распечатка записей с диктофонов и магнитофонов;. - уход за используемой техникой, контроль за её состоянием. В крупных организациях, где перепечатка и окончательное оформление документов ведётся централизованно в машбюро, в обязанности заведующего бюро печати, осуществляющего руководство работой операторов ПЭВМ (машинисток) можно внести:. - приём документов на печать и распределение их между операторами ПЭВМ (машинистками);.
- учёт выполненных работ;. - контроль за сроками выполнения работ;. - контроль за качеством выполнения работ;. - учёт и обеспечение сохранности бланков документов, находящихся в бюро;. - обеспечение сохранности принимаемых документов и фонограмм;.
- оборудование рабочих мест операторов ПЭВМ (машинисток);. - обеспечение работников бумагой и другими необходимыми материалами;. - контроль за состоянием ПЭВМ, принтеров, диктофонов, пишущих.
машин, организация их своевременного ремонта. В свободное время заведующий бюро также занимается машинописными работами. В должностной инструкции инспектора по контролю как функция записывается контроль за исполнением документов, поставленных на контроль, а в должностных обязанностях указывают:. - постановка документа на контроль (с помощью ПЭВМ или традиционной сроковой картотеки);.
- получение от структурных подразделений или от исполнителей данных о ходе исполнения документа;. - проставление в контрольно-регистрационной карточке отметок о ходе исполнения документов(его передаче, промежуточных этапах исполнения и т.
);. - проставление отметки об окончательном исполнении документа и снятие документа с контроля;. - информирование руководства о ходе исполнения документов;. - составление сводок о исполнении документов и т. Если в составе службы делопроизводства выделяется работник по обработке поступающих и отправляемых документов, ему в должностной инструкции в разделе "Функции и обязанности" можно указать:.
При обработке входящих документов:. - проверка правильности адресования документов и целостности упаковки;. - вскрытие пакетов и проверка правильности вложений;. - проверка читаемости полученных по факсу сообщений и сообщение отправителю о необходимости повторной передачи;. - проставление отметки о получении документа;.
- сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;. - передача регистрируемых документов на регистрацию;.
- передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения;. - общий учёт количества входящих документов. При обработке отправляемых документов:. - проверка правильности оформления отправляемых документов и их комплектности;. - проставление адреса на конверте, вложение документов в конверт;.
- маркирование почтовых отправлений;. - составление описей на заказную почту;. - отправка факсов и сообщений электронной почты;. - общий учёт количества отправляемых из организации документов и т. В должностные обязанности-курьера обычно записывают:.
- доставку корреспонденции с почты и доставку на почту в установленное время;. - доставка документов по городу;. - доставка документов в структурные подразделения;. - запись рассылаемых и получаемых документов в рассыльной книге и т. Приведённые примеры, конечно, далеко не исчерпывают всех должностных обязанностей работников службы делопроизводства.
Отдельному работнику может быть поручена регистрация документов - и это найдёт отражение в его должностной инструкции. Другому—копировально-множительные работы. Свои специфические обязанности имеет заведующий архивом или ответственный за архивное хранение. Все функции, записанные в Положении о службе делопроизводства, должны быть включены в должностные инструкции работников службы. При этом должно быть ясно, кто какой работой занимается и за что отвечает. В том и состоит особенность должностной инструкции на конкретного работника, что она перечисляет именно его функции и должностные обязанности.
Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций. Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" будет указано не только что. но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость. Раздел "Права" очень важен для работника. В нём закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции.
Например, для секретаря или работника, ведущего предварительный просмотр документов, записывается право предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя. Для секретаря руководителя - право при организации приёма определения приоритетности приёма посетителя; "фильтрации" телефонных звонков; контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителя. Для работников, в обязанности которых входит отправка документов - контроль за правильностью оформления документов, предназначенных к отправке и возвращение их на дооформление. Очень важны права доступа к информации и запроса информации и документов для руководителя. Для машинистки надо записать право возврата документов с нечитаемыми фрагментами текста или неразборчивой правкой, а для заведующего архивом - право не принимать дела, оформленные с нарушением правил. Раздел должностной инструкции "Ответственность" может быть написан обобщённо типа "работник несёт ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей.
Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТа Р 6. 30-97; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.
Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. 15 Кодекса об административных правонарушениях "Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка.
и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания (ст. 135 КЗОТ). В случае материальной ответственности за ущерб, причинённый организации, в соответствии со ст. 121 КЗОТ работник несёт материальную ответственность, т.
возмещает стоимость. Раздел "Взаимоотношения" (связи по должности) также очень важен для организации работы. Обычно в нём обобщённо записывают, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передаёт документы, в какие сроки.
В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел Оценка работы. Основные критерии: своевременность выполнения работы и её качество. Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например, организация рабочего места, распорядок рабочего дня и т. Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке её пересмотра. Он может быть записан так: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника".
Возможно указание заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т. Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и утверждается руководителем.